27.01.2021 | Служба новостей УкрФирм
В настоящее время содержание своего зала для проведения конференций не всегда выгодно. Для этого компании нужно выделить помещение, произвести ремонтные работы, закупить оборудование и поддерживать в нем надлежащую чистоту. Но такой зал может использоваться нечасто и потраченные на него средства будут лишними тратами, не оправдывающими себя. Поэтому целесообразно обратиться к услуге аренда конференц-зала. Таким образом можно решить много проблем, арендовать обустроенное и просторное помещение, которые выполненное в нужной стилистике и имеет необходимое техническое оснащение.
Зачем нужно арендовать конференц-зал?
Есть несколько причин, когда потребуется арендовать специальное помещение:
- Бизнес-встреча;
- Симпозиум;
- Конференция;
- Доклад;
- Торжественный концерт или показ мод;
- Мастер-класс;
- Корпоративная встреча;
- Семинар и пр.
Все эти собрания должны проводится по установленному плану и в специально оборудованном для этого зале. Стоит учитывать местоположение помещения. Это должен быть центр города, рядом должны присутствовать транспортные развязки. Последний критерий обязательный, чтобы позволить иностранным гостям и приезжим с других городов, быстро найти место встречи. Для участников, которые имеют собственный автомобиль, нужно выбирать зал, рядом с которым имеется парковка.
Как правильно подобрать помещения для различного вида встреч?
Аренда конференц-зала – это несложное мероприятие. Для этого нужно выбрать подходящее предложение и заключить договор на определенное число. Но прежде чем выбирать помещение, нужно составить список гостей и выбрать нужное оформление, размер зала, подходящие для конкретной встречи. Несколько примеров:
- Переговорная. Этот вид помещения может понадобиться для встречи глав филиалов или межрегиональных отделений, для переговоров с бизнес-партнерами, заключения сотрудничества или подписание важного договора. Такое помещение должно быть удобным, вместить нужно число приглашенных. Приветствуется наличие круглого стола, благодаря которому все бизнес-партнеры могут видеть лица каждого участника.
- Зал для конференции, симпозиума, семинара. Такое помещение должно располагать определенным количеством посадочных мест. Все гости должны хорошо видеть докладчика. Для это можно использовать сцену или трибуну. Важно предусмотреть хорошее освещение и звучание выступающего, чтобы его было видно и слышно в каждом уголку зала.
- Помещение для торжественных мероприятий. Для концерта или показа мод нужно использовать зал, который украшен в соответствии с предстоящим событием. Приветствуется торжественное оформление, дополнительное концертное освещение, техническое оснащение и сцена для выступлений.
- Зал для корпоративных встреч. Если необходимо устроить неформальное собрание с целью выступления руководителя и поздравления его своих сотрудников в трудовыми успехами и достижениями, тогда для этого также выбирается особый тип помещения. В нем все работники компании должны чувствовать себя комфортно.
В каждом зале имеется нужное естественное и искусственное освещение, комфортные места для сидения. Кроме этого можно заранее заказать услуги по праздничному оформлению, если требуется разместить баннеры или создать торжественную обстановку.
Что нужно учитывать при подготовке к симпозиуму?
Кроме подсчета участников собрания и выбора конференц-залы в Киеве, нужно правильно подобрать дату этого мероприятия. Рекомендуется выбрать буден день в середине недели, который не выпадает на праздники государственные или церковные и не совпадает с похожими мероприятиями у конкурентов.
Также важное место занимает сам доклад. Он должен быть правильно сформирован, отвечать на все вопросы посетивших это мероприятие. Стоит разбить доклад на несколько частей, если он занимает большой промежуток времени.
Техническое оснащение зала
В арендование конференц-залы Киев входит наличие основного оснащения помещения. В этот комплект входят микрофоны, стационарное освещение, сцена, пр. Если требуется дополнительно взять в аренду технику для реализования определенных задач, тогда этот вопрос нужно обсудить с техником.
Могут понадобиться: аппараты для синхронного перевода, дополнительные экраны для трансляции, микрофоны, прожекторы, системы видео или аудиозаписи, для интегрирования управления, коммутации, пр.
Кейтеринг
Если встреча или конференция затягивается более чем на 1-2 часа, тогда стоит предусмотреть перерывы. Их может быть несколько, и они позволяют участникам конференции отдохнуть, обменяться впечатлениями и перекусить. Для этого нанимается кейтеринговая служба, которая может организовать перерыв на обед или предоставить горячие, или холодные напитки. Можно организовать:
- Кофе-брейк;
- Фуршет;
- Торжественный ужин;
- Бизнес-ланч;
- Коктейль.
Когда заранее планируется обслуживание ресторанного уровня, тогда важно обсудить его подробности и меню с представителем кейтеринговой компании. Им нужно сообщить:
- Количество участников встречи;
- Формат организации закусок;
- Время перерыва;
- Выбрать меню.
При этом сотрудники кейтеринга подскажут, какой формат лучше подобрать: кофе-брейк или фуршет, помогут выбрать лучший вариант. Компания возьмет на себя организацию выездной кухни, ее правильную подачу. Также можно обсудить вопрос с обслуживающим персоналом и прочие нюансы подачи блюд гостям.
При организации перерывов, можно делать это в несколько этапов для разных групп гостей. Если приглашенных участников больше 100 человек, тогда на отдых они могут уходить по секторам. Это позволит избежать толчеи возле столов с закусками и задержке по периоду времени перерыва.
Если предусмотреть все нюансы и правильно организовать конференцию, симпозиум, тогда можно эффективно донести до гостей нужную информацию, доклад, заключить договор, пр. при этом данное событие пройдет на высоком уровне и вызовет положительные отзывы со стороны приглашенных участников этой встречи.